前回のブログで「Googleドライブ」について簡単に説明し、とても便利なツールなのでおすすめとお伝えしたのですが、
もう1点、Googleの便利ツール「Googleスプレッドシート」をご紹介します。
Googleスプレッドシート ＝ GoogleのExcel
スプレッドシートは、マイクロソフト社が提供しているExcelと似た表計算ソフトのことをいいます。
GoogleスプレッドシートとExcelの違いは大きく4つ。
１）GoogleスプレッドシートはWEB上のアプリなのでダウンロードやインストールしなくても使用可能。PCでもスマホでもタブレットでも使うことができます。1人1台PC支給しなくても、スマホひとつあれば簡単に使えます。
２）Excelはインターネットに接続されていなくても使えるが、Googleスプレッドシートはオンラインサービスなのでネット環境が必要。
３）Googleスプレッドシートはオンラインサービスのため、リアルタイムに複数人でデータの共有が可能。他の人が入力しているのも目視できるほどリアルタイム！Excelも同じサーバー内で共有をかけることは可能ですが、どこにいてもどんなデバイスでも（PCでもスマホでもタブレットでも）共有できるメリットは大きい。
４）Google スプレッドシートは自動保存ができ、保存前に落ちちゃった！なんて心配もありません。さらに操作履歴も保存されます。複数人で共有してもだれがどの操作をしたかが明確です。
Googleスプレッドシートおすすめ活用法
１）売上管理
複数店舗運営している美容室の場合、各店舗の売上報告をオーナーに毎日メールを・・・という作業をされているところもあるのではないでしょうか。
昔ながらの「業務日報」は廃止し、Googleスプレッドシートで共有して店舗が入力した売上をオーナーもサクッと閲覧できるようにするのはいかがでしょう？
オーナーは入力内容にコメントをつけることもでき、さらにはそれに返信することも可能です。きちんとコメントの記録も残ります。
２）業務進捗管理
美容室の店舗運営以外にも、業務タスクは多く発生するはずです。各スタッフで業務を分担し、サロン全体で進捗状況を把握するために、業務タスクを見える化して進捗を管理するツールとして使用するのもおすすめです。
（ちなみに会計事務所の弊社でも、業務進捗管理でGoogleスプレッドシート使用しています。とっても便利！）
３）議事録
編集が50人、閲覧のみであれば最大200人と同時に共有が可能なスプレッドシートは、同時に複数人が入力することも可能なので、会議の議事録にスピード感がでてよいかと思いますしや、セミナー参加時のメモとして複数人で1つのスプレッドシートを使用するのも無駄な入力が減ってよいかと思います。
また、他の人が編集をしている間は、編集中のメンバーのステータスが表示されてクリックしているセルの色が変わりますのでご安心を。リアルタイムで他の人の編集状況を確認することができるので同じところに上書きしてしまった！ということもないでしょう。
エクセルが苦手…パソコンが苦手…
という方も、【スマホが使えればだいたいのことはできます】ので大丈夫です。
その【苦手壁】を壊すためにまず第一歩として、Googleのツールをスマホで使ってみる、というのも良いかと思います。ちょっとでも便利だなと感じたら、ぜひ使用してみてください！
筆者：石山有美