ここ最近の美容業ではPOSレジが普及しているのもあり、売上やカード決済もネット上で一括管理するお店がどんどん増えてきていますね。
むしろPOSレジを使用されていない美容室のほうが少ないのではないかと思われるほど、世の中に浸透されています。
ネット上でまとめて様々なものを管理できると、作業効率が格段に上がります。
ペーパーレスという利点はもちろん多く、データで記録することにより、様々なソフトウェアと連動をかけることも可能です。
銀行口座もネットで開設できますし、普段使用している銀行の通帳もネットバンク化できるところがほとんどかと思います。
また、紙のタイムカードを使って時間を印字する昔ながらの方法もありますが、その後時間集計を行うとき、何度も電卓入れて苦労していませんか？
データで管理していると数秒で完了します。作業効率をあげるというのは、時間を生み出す行動なのです。
パソコンが苦手…という方ももちろんいらっしゃると思いますが、スマホはお持ちではないでしょうか？
パソコンに苦手意識のある方は、「データ化」・「ネット化」というワードだけで難しいものと認識されがちですが、
スマホが操作ができれば難しいことはありません。余計な壁は取っ払って今回の記事を見て頂ければと思います。
「Googleドライブ」 まずは使ってみましょう！
筆者がおすすめする便利ツール、それは皆様ご存じの「Google」が提供しているサービスです。
いくつか紹介したいツールがあるのですが、まずは【Googleドライブ】を使ってみましょう。
【ドライブ】ときくと、他の人と共有するためのツールでしょ？と思われがちです。
例えば美容業を複数店舗を運営してる場合、お互いの店舗の情報を確認するためにGoogleドライブを使ってシェアする、という使い方がメインになってくると思います。
ただ、もし自宅でパソコンを使ってデータを管理していて、出先でそのデータを閲覧・編集したいのにパソコンがない！という場合、少し不便に感じますよね。
そんな時はスマホを使ってGoogleドライブにアクセスし、内容を確認できます。
GoogleドライブはGoogleアカウント、簡単に言うとGmailアドレスでユーザーを認識しているので、
パソコンから自分のGmailアカウントでログインしても、スマホからログインしても、同じドライブを使用することができます。
簡単に言うと、どのモバイル・デバイス・タブレット・パソコンからでも、ファイルやフォルダの保存・共有・アクセスが可能！ということです。
そして何より保存容量15GBまで無料！高画質の写真を多数UPしない限り、すぐいっぱいになるような少ない容量ではありません。
＜おすすめ活用法＞
●請求書の写真を撮ってGoogleドライブに保存しておき、振込時にまとめて確認（ほかの店舗に届いたものもフォルダにまとめれて便利！）
●従業員の経費精算の領収書をGoogleドライブに写真保存して提出してもらって、かさばる領収書もペーパーレスに！（必要であればGoogleドライブから印刷すればOK）
●従業員みんなで行った旅行や飲み会などの写真、それぞれに送るのが大変…そんなときは共有フォルダに保存してシェア！
画像や写真やファイルの共有に便利なのはお分かりただけましたでしょうか？
次回は【ファイルの共有】についてもっと便利な機能を紹介します。
リアルタイムに共有…相手が編集しているのもわかっちゃうくらいリアルタイムな優れものです！
筆者：石山有美